જી-મેઇલ એક્સપર્ટ કેવી રીતે બનશો?

ઈ-મેઇલ એક એવી વસ્તુ બની ગઈ છે જે આજે રોજિંદા જીવનમાં પણ એટલી જ ઉપયોગી બની ગઈ છે. આજે મોબાઇલથી લઈને સ્માર્ટ ટીવીથી લઈને ઑફિસના કામમાં કે પર્સનલ લાઇફમાં પણ ઘણી વસ્તુઓ માટે ઈ-મેઇલની જરૂર પડે છે. બૅન્કના સ્ટેટમેન્ટથી લઈને ફ્લાઇટની ટિકિટ અને શૉપિંગ માટે પણ ઈ-મેઇલની જરૂર પડે છે. જોકે આ ઈ-મેઇલની જેટલી જરૂર પડે છે એની સાથે એની કેટલીક ડાઉનસાઇડ પણ છે. આ ઈ-મેઇલનો ઉપયોગ જેટલો ખરીદી માટે કરવામાં આવે છે એટલી જ એના પર પ્રમોશનલ ઈ-મેઇલ વધુ આવે છે. આથી આ પ્રકારની ઈ-મેઇલને ડિલીટ કરવી પણ એક ટાસ્ક છે. જોકે જી-મેઇલમાં આ ખૂબ જ સરળ છે. આ સાથે જી-મેઇલમાં એવાં ઘણાં ફીચર્સ છે જેનો ઉપયોગ કરવાથી યુઝરને ઘણી સરળતા રહે છે.

પ્રમોશનલ ઈ-મેઇલથી છુટકારો

આ પ્રમોશનલ ઈ-મેઇલથી છુટકારો મેળવવાના ત્રણ રસ્તા છે. પહેલો પ્રમોશનલ ટૅબ પર ક્લિક કર્યા બાદ એમાં લેફ્ટ સાઇડ સિલેક્ટ ઑલનો ઑપ્શન આવે છે એને ક્લિક કરવું. ત્યાર બાદ સિલેક્ટ ઑલ ઈ-મેઇલનો એક ઑપ્શન આવશે એના પર ક્લિક કરીને ડિલીટ કરતાં તમામ ઈ-મેઇલ ડિલીટ થઈ જશે. આ સિવાય ચોક્કસ સેન્ડરની ઈ-મેઇલને બંધ કરવી હોય તો એ ઈ-મેઇલ ઓપન કરી એમાં એકદમ લાસ્ટમાં ઑપ્શન હશે અનસબસ્ક્રાઇબનો એ કરી દેવો. ત્યાર બાદ ત્રીજો ઑપ્શન જે-તે ઈ-મેઇલને સિલેક્ટ કરીને સાઇડ પર ત્રણ ડૉટ આવે છે એના પર ક્લિક કરીને એને બ્લૉક કરી દેવી. પહેલા ઑપ્શનમાં ઈ-મેઇલ આવશે, પરંતુ બાકીના બે ઑપ્શનમાં જે-તે સેન્ડરની ભવિષ્યમાં ઈ-મેઇલ આવતી બંધ થઈ જશે.

સેન્ડ કરેલી ઈ-મેઇલને અનસેન્ડ કરવું

આ ફીચર હાલમાં ઍપલની ઈ-મેઇલ ઍપમાં ઇનબિલ્ટ આપવામાં આવ્યું છે. એક વાર ઈ-મેઇલ સેન્ડ કર્યા બાદ અચાનક કંઈ યાદ આવ્યું કે ધ્યાનમાં આવ્યું કે ભૂલ થઈ ગઈ તો ચોક્કસ સેકન્ડની અંદર એને અનડૂ અથવા તો અનસેન્ડ કરી શકાય છે. આ ફીચર જી-મેઇલમાં પણ છે, પરંતુ એને સેટિંગ્સમાં જઈને સિલેક્ટ કરવું પડે છે. આ માટે સેટિંગમાં જઈને જનરલમાં જઈને અનેબલ અનડૂ સેન્ડ પર ક્લિક કરવાનું રહેશે. આ માટે યુઝર તેની જરૂરિયાત મુજબ દસ, વીસ અને ત્રીસ સેકન્ડનો સમય પસંદ કરી શકે છે. પસંદ કરેલી સેકન્ડની અંદર જ ઈ-મેઇલને અનસેન્ડ અથવા તો અનડૂ કરી શકાશે.

પાસવર્ડ પ્રોટેક્ટેડ ઈ-મેઇલ

કોઈ પણ ઈ-મેઇલમાં ખૂબ જ ઇમ્પોર્ટન્ટ માહિતી અથવા તો ડેટા હોય તો એને પાસવર્ડ પ્રોટેક્ટેડ ઈ-મેઇલ તરીકે સેન્ડ કરવી. આ માટે ઈ-મેઇલ પહેલાં જે રીતે નૉર્મલી કમ્પોઝ કરે છે એ કરવાની રહેશે. કોને સેન્ડ કરવાની છે એ તમામ ડેટા એન્ટર કર્યા બાદ સેન્ડ બટનની બાજુમાં એક લૉકનો ઑપ્શન હોય છે. એના પર ક્લિક કર્યા બાદ એક્સ્પાયરેશન ડેટ અને પાસવર્ડ ઍડ કરતાં જે-તે વ્યક્તિએ સેટ કરેલા ટાઇમની અંદર અને પાસવર્ડ નાખ્યા બાદ જ એ ઓપન કરી શકશે. આ માટે યુઝરને પાસવર્ડ આપવો જરૂરી છે. જોકે આ ઈ-મેઇલ પાસવર્ડ અન્ય કોઈ વ્યક્તિને ન મળે એ માટે હોય છે. જેમ કે અન્ય યુઝર પાસે જી-મેઇલની ઍક્સેસ હોય તો પણ એ ઈ-મેઇલને સેન્ડ કરનાર યુઝર દ્વારા સેટ કરેલો પાસવર્ડ ન હોવાથી એને તે જોઈ નહીં શકે.

શેડ્યુલ ઈ-મેઇલ

ઇન્સ્ટાગ્રામમાં જે રીતે પોસ્ટને શેડ્યુલ કરી શકાય છે એ જ રીતે ઈ-મેઇલને પણ શેડ્યુલ કરી શકાય છે. આ શેડ્યુલ ખાસ કરીને ઑફિસમાં તમે સમયસર આવી ગયા છો અને ઈ-મેઇલ કરી રહ્યા છો એ દેખાડવા માટે પણ કરી શકાય છે તેમ જ જેને મોકલવાની છે તેને ઈ-મેઇલ રાતના સેન્ડ કરી અને ત્યાર બાદ ઘણી ઈ-મેઇલ આવી ગઈ અને તમારી ઈ-મેઇલ અટવાઈ જાય એવું પણ બની શકે છે. આથી પ્રાયોરિટીમાં રહે એ માટે પણ ચોક્કસ સમયે ઈ-મેઇલ કરવી જરૂરી છે. આ માટે સેન્ડની બાજુમાં એક ઍરો બટન આવે છે. એના પર ક્લિક કરીને ચોક્કસ ડેટ અને સમય આપતાં એ સમયે કમ્પોઝ કરેલી ઈ-મેઇલ ઑટોમૅટિકલી સેન્ડ થઈ જશે.

રિપ્લાયના ટેમ્પ્લેટ્સ

યુઝરે મોટા ભાગે ઈ-મેઇલના જવાબમાં ચોક્કસ રિપ્લાય જ આપવાનો હોય એવું હોય અથવા તો ઘણી વાર એવું હોય છે કે ઘણી ઈ-મેઇલ માટે એકસરખો જ જવાબ આપવાનો હોય ત્યારે આ ફીચર કામ આવી શકે છે. આ માટે સેટિંગ્સમાં જઈને ઍડ્વાન્સમાં જઈને અનેબલ ટેમ્પ્લેટ્સ ક્લિક કરવાનું રહેશે. ત્યાર બાદ ઈ-મેઇલનો જવાબ કમ્પોઝ કરવાનો રહેશે અને ત્યાર બાદ સાઇડ પર ત્રણ ડૉટ દેખાશે એના પર ક્લિક કરીને સેવ કરવાનું રહેશે. સેવ કર્યા બાદ કોઈ પણ ઈ-મેઇલનો જવાબ આપતી વખતે સેવ કરેલી ટેમ્પ્લેટનો ઉપયોગ કરી શકાશે.

ઈ-મેઇલને ઇગ્નૉર કરવી

ઘણી વાર ઈ-મેઇલમાં સીસી અને બીસીસીમાં ઘણાંબધાં નામ હોય છે. આથી એક ઈ-મેઇલનો જવાબ આપતી વખતે રિપ્લાય ઑલ કર્યું હોય તો એ જવાબ દરેકના પર જાય છે. જોકે આ ઈ-મેઇલમાં તમારું આઇડી ભૂલથી હોય અથવા તો એ યુઝર માટે એટલું મહત્ત્વનું ન હોય તો એને ઇગ્નૉર કરી શકાય છે. આ માટે જે-તે ઈ-મેઇલને ઓપન કરી એના પર દેખાતાં ત્રણ ડૉટ પર ક્લિક કરી એને મ્યુટ કરવું. મ્યુટ કરતાં રિપ્લાય આર્કાઇવમાં જતો રહેશે અને એને જરૂર પડ્યે યુઝર જોઈ શકશે, પરંતુ એ ઈ-મેઇલ આવી હોય એનાં કોઈ નોટિફિકેશન નહીં આવે અને એ જનરલ અથવા તો પ્રાઇમરી ઈ-મેઇલ કૅટેગરીમાં દેખાશે પણ નહીં.