વિડિયો કૉલમાં પણ વટ પડવો જ જોઈએ

વિડિયો કૉલમાં પણ વટ પડવો જ જોઈએ

અત્યારે મોટા ભાગના પુરુષો વર્ક ફ્રોમ હોમ કરી રહ્યાા છે ત્યારે વારેઘડીએ ઑનલાઇન મીટિંગ્સ થતી હશે. એવા સમયે ભલે તમે કામ ઘરમાંથી કરતા હો, પણ તમારો અપ્રોચ પ્રોફેશનલ હોવો જોઈએ. તમારા પોતાના અપીઅરન્સથી લઈને આસપાસનું વાતાવરણ અને તમારી બિહેવિયર કેવાં હોવાં જોઈએ એ નિષ્ણાત પાસેથી જાણીએ

જ્યારથી દુનિયાભરમાં લૉકડાઉનની પરિસ્થિતિ સર્જાઈ છે ત્યારથી વિડિયો કૉલ‌િંગ અને વિડિયો કૉન્ફરન્સિંગના પ્રમાણમાં અનેક ગણો વધારો થયો છે. મા‌ત્ર કૉર્પોરેટ કંપનીઓની બોર્ડ મીટિંગ્સ જ નહીં, પ્રેસ-કૉન્ફરન્સ પણ હવે તો વિડિયો-કૉન્ફરન્સિંગ દ્વારા થાય છે. વિડિયો-કૉલિંગ બહુ જ સરળ થઈ ગયું છે એટલે તમે બરાબર કામ કરો છો કે નહીં એની ઝડતી લેવા માટે બૉસ અચાનક વિડિયો-કૉલ કે કૉન્ફરન્સ કરવાની છે એવો ફતવો બહાર પાડે છે. એવામાં જો તમે લુંગી-બનિયાન પહેરીને ઘરમાં રિલૅક્સ થઈને કામ કરતા હો તો ઝટપટ પ્રોફેશનલ લુક માટે તૈયાર થઈ જવું બહેતર છે. વર્ક ફ્રોમ હોમ હોય ત્યારે કોઈ પણ પ્રકારની વિડિયો-મીટિંગ થાય ત્યારે તમે હંમેશાં પ્રોફેશનલ લુક અને પ્રોફેશનલ અપ્રોચ સાથે કૅમેરાની સામે આવો એ જરૂરી છે. લઘરવઘર કપડા પહેર્યા હોય, વાળ વખરાયેલા હોય અને વેરવિખેર ઘરનું બૅકગ્રાઉન્ડ હોય તો એ તમારી પ્રોફેશનલ ઇમેજમાં પંક્ચર પાડનારું છે. બીજું, જ્યારે આવી વિડિયો મીટિંગ્સ થતી હોય ત્યારે બીજાની વાતને રેસિપ્રોકેટ કઈ રીતે કરવી અને પોતાની વાતને અસરકારક રીતે કેવી રીતે રજૂ કરવી એ પણ એક કળા બની જાય છે. તો આજે ચાલો વિલે પાર્લેમાં ઇમેજિંગ સ્ટુડિયો ચલાવતાં ઇમેજ કન્સલ્ટન્ટ તેજલ ઝવેરી પાસેથી જાણી લઈએ વિડિયો-કૉલિંગની એટીકેટ્સ.

ટેક્નૉલૉજીનું જ્ઞાન
સૌથી પહેલાં તો તમે જે માધ્યમથી વિડિયો કૉલ કે કૉન્ફરન્સ કરવાના હો એ માધ્યમની ટેક્નૉલૉજીના બેસિક્સ જાણી લેવા જરૂરી છે. એમ જ કૉન્ફરન્સના સમયે જ અખતરા કરવા લાગો અને બાકી બધા લોકોનો સમય પણ એમાં ખવાય એ હાઇલી અનપ્રોફેશનલ બાબત છે એમ જણાવતાં તેજલ ઝવેરી કહે છે, ‘તમે જે ઍપ વાપરતા હો એના ફીચર્સ પહેલેથી એક્સપ્લોર કરી રાખો. એક વાર જાતે પ્રયોગ કરીને ખરાઈ કરીને પછી જ વિડિયો-કૉન માટે આગળ વધવું જોઈએ. જો તમે ઍપનાં ફીચર્સ જાણી રાખેલાં હશે તો જરૂર પડ્યે મ્યુટ કરવું, બૅકગ્રાઉન્ડ ચેન્જ કરવું કે વિડિયો કૅમેરા ઑન-ઑફ કરવા જેવી ફેસિલિટીનો સારી રીતે ઉપયોગ કરી શકશો.’

બૅકગ્રાઉન્ડ અને લાઇટ ચેક
તમે પરિવારજનો સાથે વિડિયો ચૅક કરતા હો અને ઘરમાં બધું વેરવિખેર પડેલું દેખાતું હોય તો એ કદાચ ચાલી જાય, પણ પ્રોફેશનલ મીટિંગમાં એ બિગ નો-નો છે. તેજલ ઝવેરી કહે છે, ‘વિડિયો-કૉન્ફરન્સ કૉલમાં બને ત્યાં સુધી બૅકગ્રાઉન્ડ વાઇટ અથવા તો પ્લેન હોય એ જરૂરી છે. રૂમ મૅસી હોય અને તમને એ ઠીક કરવાનો સમય ન હોય તો બૅકગ્રાઉન્ડ બ્લર કરવાની ફૅસિલિટીનો ઉપયોગ કરો. ઘણી ઍપ્સ તમારું બૅકગ્રાઉન્ડ ચેન્જ કરી દઈ શકે છે એ પણ અજમાવો. બીજું, રૂમમાં ઇનફ લાઇટિંગ હોવું જોઈએ. પ્રકાશ તમારા ચહેરા પર પડતો હોય એ જરૂરી છે, નહીંતર તમારી પાછળથી પ્રકાશ આવતો હશે તો તમારો જ ચહેરો કાળો ધબ્બ દેખાશે. નેચરલ લાઇટ્સ હોય તો વધુ બહેતર. બારીની સામે ચહેરો રાખી શકો તો ઉત્તમ. ચહેરો વિઝિબલ હોવો જરૂરી છે.’

મ્યુટ અને અનમ્યુટ
હાલમાં આખો પરિવાર ઘરમાં જ હોય છે અને બાળકોના રમવાનો કોલાહલ ચાલતો હોય, કિચનમાં વાસણાનો ખખડાટ થતો હોય કે કૂકરની સીટી વાગતી હોય કે ટીવી મોટેથી ચાલતું હોય એવું બની શકે છે. આવા સમયે વિડિયો-કૉલ દરમ્યાન મ્યુટ-અનમ્યુટની ફેસિલિટી વાપરવાની સલાહ આપતાં તેજલ ઝવેરી કહે છે, ‘વિડિયો કૉન્ફરન્સ શરૂ કરો ત્યારે તમારા ગૅજેટને મ્યુટ રાખવું. બીજા બધા લોકો જ્યારે વાતચીત કરી રહ્યા હોય ત્યારે મ્યુટ રાખશો તો તમારી સાઇડનો કોલાહલ બીજા લોકોને ડિસ્ટર્બ નહીં કરે. જ્યારે તમારે કંઈ બોલવું હોય ત્યારે જ અનમ્યુટ કરો. ઘણી વાર ૨૫-૩૦ જણ વચ્ચે કૉન્ફરન્સ ચાલતી હોય ત્યારે તમે વિડિયો પણ મ્યુટ કરી દઈ શકો છો. મતલબ કે જ્યારે તમે પાર્ટિસિપેટ ન કરતા હો ત્યારે કૅમેરા ઑફ કરી દો. જ્યારે તમે બોલવા માગતા હો ત્યારે જ કૅમેરા ઑન કરો.’

ટૉકિંગ એટીકેટ્સ
જ્યારે ત્રણ-ચાર જણથી વધુ વચ્ચે વિડિયો કૉન્ફરન્સ ચાલતી હોય ત્યારે પોતાની વાત કહેવા ઉપરાંત બીજાની વાત સાંભળવી પણ મહત્ત્વની છે. બીજાની વાત સાંભળવી અને તેને અટેન્શન આપવું એ પ્રોફેશનાલિઝમની નિશાની છે એમ સમજાવતાં તેજલ ઝવેરી કહે છે, ‘પહેલાં બીજાની વાત સાંભળો. તેની વાત પૂરી થયા પછી જ તમે બોલવા માટે મોં ખોલો. જો અધવચ્ચે તમારે તમારો સવાલ કે વ્યુપૉઇન્ટ રજૂ કરવો હોય તો તમારો હાથ ઊંચો કરો. જે વ્યક્તિ મીટિંગ કન્ડક્ટ કરી રહી છે તે તમને કાં તો બોલવાનો ચાન્સ આપશે. હવે તો ઘણી વિડિયો-કૉન્ફરન્સ ઍપમાં સાથે ચૅટનો વિકલ્પ પણ આવે છે. તમે તમારા વિચારો અથવા તો સવાલો ચૅટમાં લખીને પણ મીટિંગ હેડ કરી રહેલી વ્ય‌ક્તિ સુધી પહોંચાડી શકો છો. જો એ સવાલ હેડને વાજબી લાગશે તો તમારા વતી એ મીટિંગમાં એ મુદ્દો રજૂ કરશે. એથીયે વધુ પ્રોફેશનલ તો એ રહેશે કે જ્યારે પણ મીટિંગનું કહેણ તમને મળે ત્યારે મીટિંગ બોલાવનાર વ્યક્તિ સાથે પહેલેથી જ તમે સ્પષ્ટતા કરી રાખી હોય તો એમાં તમારો રોલ શું છે? તમારી પાસેથી શું અપેક્ષિત છે એની સ્પષ્ટતા પહેલેથી કરી હશે તો તમે નાહકની બકબક કરીને મીટિંગને આડેપાટે નહીં ચડાવો. મીટિંગ પહેલાં જ તમે જે-તે મુદ્દાઓ ચર્ચાવા જોઈએ એની ટૂંકી નોટ મીટિંગના કન્ડક્ટરને પહોંચાડશો તો તમે મીટિંગ માટે પ્રીપેર્ડ છો અને તમે ઘણું હોમવર્ક કરીને બેઠા છો એવી ઇમ્પ્રેશન પડશે. આ માત્ર ઇમ્પ્રેશનનો જ સવાલ નથી, પરંતુ તમે પોતે પણ આગોતરા વિચારને કારણે સ્પષ્ટ હશો.’

પ્રોફેશનલ લુક
તમે કઈ રીતે બેઠા છો અને કેવો લુક છે એ પણ મહત્ત્વનું છે એમ સમજાવતાં તેજલ ઝવેરી કહે છે, ‘બેડ, સોફા, રિલૅક્સિંગ ચૅર કે ઝૂલા પર બેસીને વિડિયો-કૉન્ફરન્સ અટેન્ડ કરવી યોગ્ય નથી. ટેબલ પર લૅપટોપ હોય અને તમે ખુરસી પર સામે ટટ્ટાર બેઠા હો એ બેસ્ટ છે. તમારું ઑડિયન્સ શું છે એને અનુકૂળ તમારો અટાયર હોય. ઍટલીસ્ટ અપરબૉડી પર જે પહેર્યું હોય એ પ્રોફેશનલ શર્ટ હોય એ જરૂરી છે. ધારો કે નીચે કૅઝ્યુઅલ પેન્ટ કે લેંઘા જેવું પહેર્યું હોય તો મેક શ્યૉર કે મીટિંગમાં અધવચ્ચે તમે ઊઠીને તમારા એ કપડાં વિડિયોમાં રિવીલ ન કરો. વાળ ઓળેલા હોય એ જરૂરી છે. કૅમેરાની પોઝિશન આઇ લેવલ પર હોવી જોઈએ. ચહેરો ઊંચો હશે કે નીચો હશે તો સામેવાળાને એ વિયર્ડ દેખાશે. બીજું, ચહેરો કૅમેરાથી બહુ નજીક ન હોવો જોઈએ. વધુ પડતો ક્લોઝ લુક પણ બીજા ફ્રન્ટ પર બેઠેલા લોકોને જોવો નહીં ગમે. લાંબો સમયથી તમે ઘરે રહેતા હો તો બિયર્ડ સેટ કરવામાં આળસ ન કરો. બેફામ વધેલી દાઢી દેવદાસ જેવી ઇમેજ આપશે. બરાબર ટ્રિમ કરીને સેટ કરેલી બિયર્ડ અથવા તો ક્લીન શેવ એમ બેમાંથી એકની પસંદગી યોગ્ય છે.’

કૅમેરા સામે જુઓ, તમારા ફોટો સામે નહીં
મોટા ભાગના લોકો વિડિયો કૉલ દરમ્યાન સામેની સ્ક્રીન પર દેખાતા પોતાના ફોટા સામે જ જોતા હોય છે. યસ, તમે બરાબર દેખાઓ છો કે નહીં એ એન્શ્યૉર કરવું મહત્ત્વનું છે, પરંતુ એ પછી વાતચીત દરમ્યાન કૅમેરા સામે તમારી આંખ હોવી જોઈએ.
જ્યારે તમારી નજર કૅમેરા સિવાયની બીજી જગ્યા પર હોય છે ત્યારે સામેવાળાને એ વિયર્ડ ભાસે છે. તમે આ મીટિંગમાં ઇન્ટરેસ્ટેડ નથી અને અહીંતહીં જોઈ રહ્યા છો એવું લાગી શકે. કૅમેરામાં જોવાથી તમે કૉન્ફરન્સમાં જોડાયેલી દરેક વ્ય‌ક્તિ સાથે આઇ-કૉન્ટેક્ટ કરી રહ્યા છો એવી ફીલ આપો છો. દરેકને લાગે છે કે તમે તેમની સામે જોઈ રહ્યા છો. - તેજલ ઝવેરી, ઇમેજ કન્સલ્ટન્ટ, વિલે પાર્લે

શૉર્ટ ટિપ્સ

પહેલેથી જ ઘરમાં બધાને કહી દો કે તમારો વિડિયો-કૉલ ચાલવાનો છે અને એટલો સમય પૂરતો તમને કાં તો સ્ટડી રૂમમાં કે બેડરૂમમાં એકાંત મળે. એનાથી અચાનક જ કોઈ તમને અધવચ્ચે ઇન્ટરપ્ટ કરે એવું નહીં બને.
ચાલુ કૉન્ફરન્સ હોય ત્યારે અહીંતહીં ડાફોળિયા મારવા નહીં. મૅગેઝિન વાંચવું, પોતાના મોબાઇલમાં ચૅટ કરવું કે રૂમમાં બીજે નજર કરીને બેસવું ઠીક નથી.
વાતચીત દરમ્યાન તમારી વાત રજૂ કરવી હોય ત્યારે કોઈનેય અધવચ્ચે અટકાવો નહીં. તેની વાતચીત પૂરી થાય પછી જ બોલો.
કોઈ તમને અડ્રેસ કરીને કહી રહ્યું હોય ત્યારે વચ્ચે હોંકારો ભણવો જરૂરી છે એનાથી તમે અટેન્શન સાથે સાંભળી રહ્યા છો એવું લાગશે.
કૅમેરા ઑન હોય ત્યારે તમારી બૉડી મૂવમેન્ટ ખૂબ ઓછી થવી જોઈએ. ફ્રેમ ખૂબ નાની હોય છે એટલે હાથ કે માથું બહુ હલાવવાથી બીજા લોકો ડિસ્ટ્રેક્ટ થઈ શકે છે.